Wirtualna asystentka – co robi?

asystentka

Wiele osób może się zastanawiać, co robi wirtualna asystentka oraz jakie są jej dokładne zadania. Przede wszystkim osoba zatrudniona na takim stanowisku bardzo często odpowiada za sprawdzenie informacji w Internecie dotyczących danego zagadnienia. Tak naprawdę takiej osobie może być zleconych wiele zadań, które można wykonać zdalnie. Ważna w tej pracy jest również bardzo dobra znajomość programów biurowych z grupy Microsoft, ale również przydatne będą podstawy księgowości. 

Wirtualna asystentka — co robi i jakie ma obowiązki?

Większość przedsiębiorców jeszcze nie wie do końca, jaki zakres obowiązków może przejąć osoba zatrudniona na stanowisku wirtualnej asystentki. Taka osoba może pomóc zorganizować pracę całej firmy, co spowoduje, że całe przedsiębiorstwo będzie bardziej wydajne. Można jej również powierzyć dzielenie obowiązków między poszczególnych pracowników oraz pomóc w organizacji całego dnia pracy. W tej chwili przy pomocy Internetu można wykonać naprawdę wiele ważnych czynności z punktu widzenia działania firmy.

Można również zatrudnić taką osobę tylko na czas określony, gdy będzie więcej obowiązków do wykonania. Tak naprawdę to, jaki zakres pracy zostanie zlecony asystentce wirtualnej, zależy tylko od właściciela firmy. Zatrudnienie takiej osoby to bardzo dobry pomysł, gdy zaczyna się dopiero rozkręcać swój biznes i nie ma się jeszcze wystarczających dochodów, aby zatrudnić takiego specjalistę na stałe. Zazwyczaj osoby będące na tym stanowisku zajmują się drobnymi pracami biurowymi. Bardzo często polega to na przeglądaniu poczty elektronicznej oraz odpisywaniu na przychodzące wiadomości.

Wirtualna asystentka jest też odpowiedzialna za umawianie spotkań oraz układanie kalendarza osoby, dla której pracuje. Do jej zadań może należeć również obsługa kont na mediach społecznościowych takich jak Instagram czy Tiktok, a także opłacanie faktur. W zależności od swoich kompetencji może zająć się także marketingiem firmy lub poprawić widoczność przedsiębiorstwa w sieci. Tak naprawdę zakres jej usług może być różny w zależności od ustaleń na początku współpracy lub w jej trakcie. Można jej także powierzyć znalezienie konkretnych specjalistów, którzy są potrzebni w danym momencie. 

Jakie umiejętności powinna mieć dobra wirtualna asystentka?

Wiedząc już, co robi wirtualna asystentka, warto teraz dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę, kiedy się jej poszukuje. Przede wszystkim osoba zajmująca się takimi obowiązkami musi być dobrze zorganizowana, ale także powinna dość łatwo wykonać kilka czynności w krótszym czasie. Lepiej sobie poradzą osoby, które mają dużą podzielność uwagi i lubią pracę z ludźmi, ponieważ przy obowiązkach zleconych przez pracodawcę trzeba załatwić sporo spraw w dość krótkim okresie czasu. W tej pracy na pewno trzeba mieć zdolność szybkiego szukania informacji w Internecie, dzięki czemu praca będzie o wiele szybsza.

Ponadto trzeba mieć dobrze opanowane programy biurowe takie jak Excel czy PowerPoint. Kandydaci, którzy potrafią dobrze formułować myśli i przekazywać je w formie pisemnej, będą bardzo cenieni i łatwiej zdobędą posadę, ponieważ w czasie wykonywania swoich obowiązków bardzo często będzie trzeba napisać wiele e-mailów w bardziej formalnym języku. Znajomość języka angielskiego może pozwolić na szybszy research, ale także nieraz trzeba porozmawiać z osobami, które porozumiewają się tylko w tym języku.

Wirtualna asystentka dostaje swoje wynagrodzenie za to, ile godzin przepracowała, dlatego trzeba pamiętać, że trudno w tym zawodzie o stałą pensję. Z tego powodu część osób pracujących w tej roli traktuje to jako pracę dorywczą. Na rynku w tym momencie jest dużo firm, które mają w swoich szeregach wirtualne asystentki, z którymi można nawiązać współpracę, kiedy zajdzie taka potrzeba. Przed podpisaniem umowy jednak lepiej jest omówić szczegóły dotyczące powierzonych obowiązków, ale też wysokości wynagrodzenia. Pozwoli to uniknąć problemów i niezadowolenia, ale wpłynie też na jakość i wydajność pracy w danym przedsiębiorstwie.